MindManager案例分析--DFS 集团减少IT成本

DFS集团是当今国际知名的奢侈品零售商。他们的商业活动针对着全球游客这个庞大的消费团体。该集团在世界各地拥有超过五千名员工，在亚太和北美地区管理着成百上千的店铺。

在2000年，管理着在北美和亚太地区主要城市中和机场中的几百家奢侈品零售商店的DFS集团决定要重新改组自身的IT服务。面对着全球疲软的经济，DFS敏锐的感觉到了借此机会来全面降低其IT流程的运营成本，并且将主要精力继续放在自己的强项 – 那就是将奢侈品卖给乘坐国际航班的旅客。此项计划在2001年变得尤为紧急，因为此时全球经济突然间急速下滑。

使用MindManager软件来规划项目以及对于“离岸外包服务”的实施起着尤为关键的作用。DFS集团大大加快了整个项目的时间进程，比原先预期的16个月的计划整整令人瞠目结舌的提早了12个月完成。在项目顺利结束之后，DFS的IT部门对于内部合作制定了全新的标准，与此同时，还将平均的会议时间减少到了原来的一半。

创建高效的会议环境对于此次该重组项目说取得的重大胜利，DFS的IT部门的副总裁Rick Hamilton不得不把功劳归结在将公司传统的会议构架完全舍弃这一重要决定上。Hamilton说以前那种“五个人轮流做长达一小时的幻灯片演示，所有的观众洗耳恭听的模式”完全无法将IT部门带入现在这种高速有效的状态。

“来自世界各地十三个国家地区的，从事不同职业，相互之间从属关系复杂的二十个人必须在三天之内想出对付挑战的良策，达到大幅节省运用成本，提高工作效率，速度，质量和灵活性的结果，这不得不承认是个挑战。” 在同香港的咨询公司QuickSilver一同工作的时候，Halmilton和身为DFS的高级副总裁/CIO的Ron Glickman发现了一种能够将会议变得非常高效的方法，这个方法在以后也被沿用到了公司所有的会议上。采用MindManager工具和运用信息导图方法的决定是DFS的IT部门成功转型的关键点。

将MindManager导图在会议室里投影到大屏幕上之后，DFS的团队亲眼目睹了改组计划在每个人不对输入自己的想法的过程中迅速成型。在这样的一种环境设定下，每个与会者都不再是被动的信息受众：他们真正做到了信息互动。这些会议变成了有趣非凡，引人入胜的畅通的沟通过程。“思维导图的界面和每个人都能够互动，可以及时给出反馈，让每个人都能够马上看到讨论的最后结果。”

创新的流程，未能预见的收获 “有一个会议的成果是产生了张关于战略结果的导图。整个团队细细过滤和识别了我们所面临的首要问题，觉得是必须将我们的时间和精力聚焦在如何缩减营运成本方面这一点。于是我们浏览了我们每天日常计划中所必做的一些事情。如果这些事情中的一部分和我们新制定的计划不吻合，我们就坚决的把它们去除不做。最后生成的这张具有战略意义的导图能够聪明灵活的指导着我们IT部门的工作。”

从这次改组项目获得的成功中得到的收益是实实在在的，也是令人惊叹的。Glickman，Hamilton和他们的团队做到了： 将DFS的数据中心的架构减去了90%的重量， 数据中心的总数从原先的16个缩减到了当时的2个，现在甚至也已经合并成了一个。 将DFS公司的数据运算减少了75%。 将总体的IT费用减少了35%。 将会议时间减半还增加了会议的出勤率 从开始使用MindManager起，Hamilton部门会议变得非常透明，高效和互动。

“我估计我们的单次会议时间最起码减少了40%-60%。而且因为思想的火花能够被MindManager工具实时捕获，我们在会议上共享的所有东西都能够被保存下来。”

还有一点是在意料之外的收获是选择团队成员对于会议所产生的结果非常关心和在意，因为他们能够对于会议的所有议题和内容通过MindManager产品的互动而变得了如指掌。 工欲善其事，必先利其器。DFS的员工将一如既往地在工作中时时刻刻使用思维导图来享受工作的乐趣。