会议策划-学术会议的组织程序及筹备细节

一、会前准备

1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等(常常在会前几个月前后确定)，确定特邀嘉宾(含专题讲座专家);②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组，明确会务分工。

2. 发出会议通知：①第一轮通知(告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等);②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。

3. 准备会议材料：投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合约、电脑(电源线鼠标等)、排插、数据线、水笔、

4.布置会场：①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。

二、会议现场

1. 会议报到：①接待;②填写签到表;③分发会议材料或礼品;④通知有关事项。

2. 会场组织：①调动与会者提问和讨论;②会议记录;③做好会议的拍照工作;

三、会后安排

1. 会后事宜：①做好欢送参会代表的工作②整理签到表、会议记录、专家意见反馈表; ③整理好会议所用的东西带回公司④结算会议开支费用

2. 会后工作：①将会议材料分类、立卷、归档;②讨论此次会议的的亮点及不足，制定好后期回访的计划。

学术会议的主体是参会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小(因为会议频繁)，学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，提倡各种不同学术观点的碰撞，对参会者应一视同仁，主持人努力营造学术自由、平等的气氛。在会议的形式上，我们也要力求多样化，要灵活采用大会报告、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式，营造学术会议的宽松氛围，提高交流成效。