如何对会议场所进行实地考察

实地考察是对候选场地的细节进行评估的一个过程。这一过程非常重要，因为在这个过程中你可以接触到场地的各个方面，以确定它是否符合你的需要和要求。考察过程中你还可以接触场地的工作人员，通过和他们的交流你可以观察他们是否真的以客户为中心，是否会为会议的成功举办尽心尽力。

为实地考察作准备

场点考察必须严格周到。考察前要进行精心准备，把需要考察的地方先标示出来，然后列出考察项目清单，清单上也可以只列出一些需要回答的问题。此外，你也可以事先把清单交给场地，这样他们可以在你到达之前把问题的答案准备好。

实地考察的日程安排也很重要。即使合同或协议已经签定仍有再考察一遍的必要。这一点确实很重要，因为很多的会议合同是几年前签定的。一般来说，酒店和设施在正常情况下，每年都会做小范围的维修和保养，每6到7年作一次大范围的翻修和更新。场地周围地区在合同签定和会议正式召开这一段时间内也会发生一些变化。更重要的是，当你作实地考察时，你认识了那里的员工，而他们也要了解你喜欢什么，不喜欢什么，偏爱什么和你的要求是什么，这些对加强双方的工作关系都将起到积极的作用。

场点考察

A、 要使场点考察更有意义更有效，第一件要做的事就是确定时间，要让会议销售经理、餐饮经理、宴会经理和其他有关人员都可以准时出席(在美国，还要让目的地管理公司(CVB)的代表出席)。如果有关部门未能全部出席，那么考察也就失去了意义，只能是在浪费你和他们的时间。一旦日期和时间确定下来，你要立刻以书面形式落实下来。你不会希望当你达到现场后，对方还没有准备。

B、 至于时间安排，你首先要让对方知道哪些设施是你绝对要考察的，具体的考察项目是哪些，你有多少时间等。这样的话，对方就会事先为你制订一张日程表，然后送交给你确认。虽然所有的事都已经以书面形式落实下来了，但你最好在考察前提前两天再打个电话确认一下，看看是否一切都将按原计划进行。其实，如果你不居住在场地附近，酒店通常都会为你提供一间免费客房或折扣客房。

C、 有些会议策划者为了了解场地的实际运作情况也会采取秘密考察的方式，因为如果你给酒店足够的时间准备，他们肯定展示的是最好的状态，秘密考察则可以对他们的日常运作情况进行了解以便确认这是不是就是你和会议所需要的标准。如果单独考查不在你的预算范围内，那么你也可以比预约时间提早几个小时到，然后做同样的事——仔细观察。

D、 考察可以分成两个部分：参观和会谈。酒店人员，或许还有CVB代表将和你一起参观。如果是大型会议，与会者来自四面八方，那么CVB代表还会在你这次参观和会谈之前或之后带你参观该城市的一些其他设施。在酒店里，你应该要求察看所有会议室、宴会厅、餐饮设施、各种客房类型和娱乐设施等，让他们给你看一看平面示意图和布局，看哪些最能符合你的要求。你需要把所有要求向他们讲解清楚，听听他们的建议，多问一些“如果这样……那会怎么样……” 之类的问题，争取考察工作能够面面俱到。

E、 至于客房，要了解单人客房、双人客房、标准客房和加大客房的组合情况。根据会议需要，你或许还需要预定贵宾套房。如果需要，应该向对方解释清楚以便他们能够及时准备。

F、 关于食品和饮料，你可以询问餐饮经理一些有关主题和菜单设计的问题。可以要求对方给你提供实例图片以便了解实际情况。你也可以带上自己的相机拍一些照片资料。图片比较直观，一张图片胜过千言描述，有时很难用语言描述食品的样子和装饰效果。如果你有一些自己喜欢的菜式的图片，可以拿给对方看，他们会告诉你是否可以做出同样的菜式。

G、 如果会议的开幕式是一场大型全体会议，那么舞台布置、视听设备、会议布局等都非常重要。如果与会者有上千人，你还应考虑在不同角度安置4到6个屏幕以便每位与会者都能看清发言人，听清楚他在讲些什么。当然，要多咨询设施工作人员，听听他们的建议和意见，向他们讨教以往成功的经验。同时，你要让该设施的人员知道他们只是你考察名单中的一个，这样做的目的一是希望对方如实告诉你详情，二是你可以为自己争取到更为优惠的价格。

如果实地考察确实行不通怎么办?比如，你的预算不允许或者这只是个小型会议，而且场地口碑还不错?是不是就不需要考察了?我们的回答是：不。你仍然需要进行考察。你可以借助于现代科技进行电话考察和在线考察。现在，很多酒店和会议中心都设计有设施虚拟游。在这些虚拟游中，他们会向你演示会议室的不同布局。此外，你还可以向它们索取宣传册和其他资料。总之，实地考察是会议策划过程中不可或缺的一步。

检验一览表

在做实地考察过程中对你帮助很大的当数检验一览表，它可以使你的考察工作周到细致，条理清晰。检验一览表有多个组成部分，而且有时可以长达数页。其主要部分如下：

A、 第一部分通常是酒店信息，首先介绍该设施概况、地址、电话、传真、800免费咨询电话、建成年代、是否有过更新、网址等等。

B、 其次是地理位置介绍，主要内容涉及该设施的便利情况，如最近的机场，附近的交通工具，与主要目的地、娱乐设施、购物中心和餐馆之间的距离。

C、 第三是联系人和联系方式，这部分很重要，你应该随时带在身边以备查阅，因为上面列的都是关键人物的姓名、电话、电子邮件和传真。

D、 第四是停车场和附近酒店信息。当与会者开车或租车来参加会议时，停车场信息非常重要。要知道，在美国有些城市，停车费用可高达30美元一天，所以，停车费是个需要特别关注的问题，因为你不希望你的与会者为昂贵的停车费用而沮丧恼火。提供附近酒店信息主要是为防止与会人员不愿意待在东道主酒店时，他们可以有更多的选择。

至于设施内部，你需要准备一份客房检验一览表，其中包含：

a、 所有客房类型

b、 可使用数量

c、 是否允许吸烟

d、 是否有残疾人客房等

需要检查的还有：

a、 入住时间和离开时间

b、 门童服务

c、 免费客房政策

d、 客房内是否有有线电视

e、 迷你吧台

f、 互联网接入

g、 室内保险箱

h、 安全措施

i 、 电话及收费规定

j、 电吹风

k、 熨衣板

l、 洗衣服务等

与设施相关的其他地方也需要一并检查，如：

a 、餐厅

b 、客房送餐服务

c、 健身房

d、 商务中心

e 、礼品店

f 、美容沙龙

g、 商店

h、 游泳池

i 、休息室等。

此外，所有商业网点的营业时间和餐厅的容量都是你在确定会址和设施时应该了解的重要信息。

建筑本身也是检验一览表需要检查的内容：

a、 地面规划很重要，尤其是当你把大宴会厅先用做展览大厅，然后再改为庆典晚会场地时，地面的规划就显得尤其重要，因为它要适合两种用途。

b、 是否有活动隔断墙。活动隔断墙可以用来将大厅分割成多个小会议室，这样许多分会就可以同时进行。

c、 如果靠近报到注册处能有个贮藏间，那么会议资料的存放和整理将省却很多麻烦。

d、 会议室的格栅，墙面装饰、地面装饰

e、 会议室面积大小

f、 插座数量和位置等

如果有大型展品，那么还要考虑货物通道、电梯和装卸地点等。

餐饮是必须考察的内容，因为至少你也要为与会者提供咖啡、茶、软饮料和茶点。你需要了解：

a 、菜单

b、 价格

c、 支付方式等

还要检查与餐饮配套的其他服务，如：

a 、视听

b、 安全

c、 摄影

d、 花草

e 、保洁

f 、 展位布置

g、 家具等等

无论这些服务项目是由机构内部服务部门提供还是雇请的合约服务，所有服务商的联系电话和联系方式都要一一记录在案。